Publié à l'origine le 12 décembre 2022
L'ancien chef de la fonction publique fédérale affirme que la négligence et le sous-investissement dans la tenue des dossiers sapent le « langage noble » du gouvernement concernant son engagement envers un gouvernement ouvert et rendent plus difficile la localisation des documents demandés par les gens en vertu de la loi sur l'accès à l'information.
Michael Wernick dit que les archives du gouvernement ressemblent à une scène tirée d'un film d'Indiana Jones, avec des boîtes et des boîtes de documents attendant d'être numérisés, triés et organisés.
Dans une entrevue accordée au Globe and Mail, il a déclaré que « le langage du gouvernement ouvert »… repose sur « des fondations très fragiles » en raison d’un manque d’investissement dans l’organisation des dossiers afin qu’ils puissent être facilement localisés.
Il a déclaré qu'il y avait un décalage « entre la rhétorique et la mise en œuvre » en ce qui concerne Ottawa engagement déclaré en faveur d’un gouvernement ouvert.
« Comme pour beaucoup de choses avec ce gouvernement, il y a un fossé entre les belles paroles et leur mise en œuvre », a-t-il déclaré. « Vous constaterez que tout est très inégal. »
Le Plan d’action national d’Ottawa pour un gouvernement ouvert engage le gouvernement à être plus transparent et responsable.
La Loi sur l’accès à l’information impose également au gouvernement l’obligation légale de tenir des dossiers organisés et de publier chaque année des guides pour aider les gens à les trouver.
La loi l’oblige à publier une description détaillée des types de documents détenus par les ministères.
« Le gouvernement ouvert vise à rendre le gouvernement plus accessible à tous. Cela signifie donner un meilleur accès aux données et aux informations gouvernementales au public canadien et au milieu des affaires », peut-on lire sur le site Web du gouvernement sur le gouvernement ouvert.
M. Wernick, qui était le plus haut fonctionnaire du gouvernement fédéral – le greffier du Conseil privé – de 2016 à 2019, a déclaré qu’il y avait globalement un manque de dévouement à la tenue des dossiers à Ottawa et un grand « désordre ».
Les documents étaient dispersés dans différents services gouvernementaux sur des disquettes, des disquettes, des dossiers papier et dans des boîtes, ainsi que sur des serveurs et dans le Cloud.
Il a déclaré au Globe que certains ministères et institutions fédérales organisaient bien leurs dossiers et avaient mis en place des outils pour les rendre faciles à trouver, mais que d’autres étaient chaotiques.
« Comme dans beaucoup de domaines, on trouve des zones d'excellence et des choses vraiment intéressantes qui se produisent, mais il y a aussi d'autres domaines qui sont... rouillés et chaotiques. Il y a un manque de cohérence dans les efforts déployés », a-t-il déclaré.
Il a déclaré que la quantité d’informations générées par le gouvernement – y compris les courriers électroniques – dépassait sa « capacité d’absorption » pour les numériser et les scanner.
Les archives du gouvernement, a-t-il dit, disposent d'un « entrepôt énorme, comme dans les films d'Indiana Jones », rempli de cartons de documents en attente d'être organisés, mais il n'y a ni les personnes ni l'argent pour le faire.
Il a déclaré qu'il faudrait investir davantage dans le développement d'outils de recherche pour que les dossiers gouvernementaux puissent être facilement localisés, y compris si quelqu'un les demande en vertu des lois sur l'accès à l'information. L'organisation des dossiers contribuerait également à la politique fédérale de divulgation proactive, a-t-il ajouté.
« Ce qui est vraiment important, c'est la navigation et la tenue des registres. C'est tellement inégal », a-t-il déclaré.
M. Wernick a déclaré qu'avec des documents datant de plusieurs siècles, ainsi que des piles de papier et une pléthore de courriers électroniques, décider ce qu'il fallait conserver pour la postérité était une compétence.
La récupération et la gestion de l'information devraient faire partie intégrante d'un programme de gouvernement ouvert, y compris la manière d'étiqueter, de classer et de trier les documents, a-t-il déclaré, mais cela figurait bien en bas de la liste des priorités du gouvernement.
Il a déclaré qu’il était également crucial d’« investir dans la conservation de base » et de protéger les archives contre les inondations et les incendies, pour empêcher leur dégradation.
Monsieur Wernick a déclaré à un comité des Communes le mois dernier que les cabinets du premier ministre et des ministres fédéraux ne devraient plus être exemptés de la loi sur l’accès à l’information, et qu’Ottawa devrait être davantage tenu de divulguer de manière proactive autant d’informations que possible au public.
Monica Granados, attachée de presse de la présidente du Conseil du Trésor, Mona Fortier, a déclaré que le gouvernement a « inscrit la publication proactive dans la loi, renforçant ainsi l'ouverture et la transparence dans l'ensemble du gouvernement ».
« Le portail du gouvernement ouvert contient désormais 34 000 enregistrements de données/informations, 2 millions de divulgations proactives provenant de plus de 160 institutions, ainsi que des résumés de demandes d’accès à l’information complétées », a-t-elle déclaré.